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企业如何开展反舞弊调查工作?

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舞弊是指公司企业内部监察机构或者高层授权的专业人员或团队,对员工侵害公司企业合法权益的不忠诚行为进行的调查、取证和处置,通过查明事实、明确责任,为公司企业高层的最终处理确立主动权的工作过程。反舞弊调查的结果和刑事控告之间具有相当的衔接性,无论企业最终如何决策,调查的专业化开展是基础。笔者将从律师实务角度,对企业反舞弊调查的工作流程作简要解读。

一、线索搜集

线索搜集是启动反舞弊调查的第一步。线索来源大致可以分为两类,一类是主动发现型,另一类是被动获取型。主动发现型线索主要来源于内外部人员对公司开展的全面审计和监控,类似于对公司进行全身体检,通过按照固定的流程、方法和手段对异常情况进行排查,例如对公司进行内外部的全面审计。被动获取型线索主要来源于内外部人员的举报、网络舆情、行政监管部门、行政执法机关或者司法机关移送等。后者由于线索的针对性,反舞弊调查的开展相对于前者具备更强的目标性和效用性。

据了解,腾讯、比亚迪和中兴等大型集团公司都成立了专门的反舞弊调查部门,对公司内部舞弊情况进行全方位监控和针对性处理。同时,上述大型公司都开通了专门的内外部举报通道且往往是举报有奖模式,中兴公司公布的实名举报奖励最高高达500万元。

笔者认为,虽然被动获取型线索往往会让公司管理层措手不及,但该类线索具有更强的针对性和实效性,调查工作相对来说也会更加立竿见影。因此,对于公司内部反舞弊情况的日常全方位监控,完善反舞弊合规体系的同时,也应开通内外部的举报通道,利用好互联网平台对相关信息进行及时发现和处理,针对性的检举揭发会极大提高反舞弊调查工作的效率。

二、制定方案

在掌握了舞弊线索之后,应及时制定调查方案。但在制定方案之前,应先熟悉本次调查工作的基本情况,行业背景情况、相关业务模式等基本内容。企业的个体差异直接影响了调查方案的实用性,所谓谋定而后动,必须做好前期背景调查,做到“一企一案”,确保后续调查工作的有序、有效进行。

结合公司具体情况以及掌握的舞弊线索,研究制定相应的调查方案。调查方案应包含以下内容:

(一)调查方向
通过分析掌握的线索,对案件性质先产生初期的判断,明确具体的调查方向。不同的反舞弊案件之间存在差异,甚至在一个反舞弊案件中就可能涉嫌多个罪名及多重法律关系。当案件涉及多个罪名时,分清主次关系,确定调查的方向与切入点。例如受贿类案件中,对于有作案嫌疑的员工、谋取利益事项、钱款走向以及涉及的合作单位人员等都要展开调查,厘清案件主线,对每子事项制定相应的子方案。

(二)人员配备
对于公司高层的舞弊情况调查,应同时成立领导组和工作组。领导组组长由董事长担任,负责合规的副董事长或其他高层可以担任副组长。领导组负责方案的审批核查、重大事项的决策以及审批调查报告和处理决定。工作组组长由合规部门的负责人或合规委员会指定授权的其他人员担任,可以吸纳法务部、财务部等相关专业人员,也可以外部聘请的专业人士,如律师团队,鉴定机构等。工作组负责具体执行调查方案。对于公司中下层普通员工的反舞弊调查,可以由合规部门负责人牵头成立调查小组。根据案件需求合理配备不同任务所需的人力,明确分工,确保能够高效地完成调查任务。

(三)时间安排
实践过程中,企业开展反舞弊调查通常具有相当的紧迫性,往往情况微妙。调查工作开展的及时性至关重要。结合客户提供的材料,从外围的间接证据入手,不断深入,由内而外、由表及里梳理并形成法律要求的“包围式”证据链。在时间安排上,要做到紧打慢敲、有序推进,在避免打草惊蛇的同时完成定点狙击。

(四)保密措施
调查的过程往往会涉及企业的商业秘密、员工的个人隐私,制订调查计划时要列明调查活动中的保护点,提醒相关参与调查人员采取一定的保密措施,严格遵守职业道德与保密约定。

一般而言,调查工作开展的初期要秘密进行,对每个行动细节都要保持小心谨慎态度。譬如收集被调查人的人事档案,前期调查涉及人员较多,一旦行动泄密,不仅会打草惊蛇,还闹得人心惶惶,影响大局。公开调查、敲山震虎确有必要,但要把握好时机。

此外,要加强调查小组内部的保密措施,特别是当案件涉及到商业秘密、个人信息保护。对于调查小组成员,必须仔细甄别,首先必须杜绝与被调查人员存在利害关系的人员混入调查小组,其次组织内部可以签订保密协议,采取严密的保密措施,避免内部遭到突破。

(五)应急预案
反舞弊调查就是一个发现和还原事实真相的过程,面临着很大程度的不确定性,在确保调查工作顺利开展的同时,也要避免调查行为本身所可能引发的法律风险。要做好事先演练,充分考虑各种可能会出现的突发情况,制定相应的应急预案。如果找员工访谈,需要事先做好风险评估以及应对突发状况的预案,要采取一些预防措施,以防止调查中调查对象受伤、逃跑或死亡等突发情况出现。

三、组织实施

方案的具体实施过程其实就是围绕线索根据法定的证据证明要求开展调查取证的过程。在取证过程中,应遵循两个原则:第一,先外围后中心,由边缘走向核心,由表及里,先从被调查者不易察觉的部门或领域着手调查,然后逐步向其所在部门或关系密切者推进,最后再与其正面交锋;第二,先实物后言词,实物证据一般伴随案件事实的发生所形成的,具有相当的客观性,言词证据多为事件发生后形成,夹杂着一定程度的主观判断,在证据能力上前者明显高于后者。

对于具体的取证方法,大致可以归纳为以下三种:

(一)查阅资料

通过查阅相关公司的业务资料,分析资料反映出的业务活动,获取反舞弊线索。搜集的文件、资料、财务数据等书证涉及到原件文本,可由调查人员打借阅单并由其直属领导签署后直接借阅。

在资料的查阅过程需要对以下两个问题予以关注:

第一,证据的提取和保存。对书证的查阅,可制作查阅笔录摘取有用信息。对需要查阅的资料确定范围,做好固定封存,防止资料遗失。证据的取得和形式都应做到合法合规。其中书证、物证等都应当获取原件并加以妥善保管;对于视听材料或电子数据,则应妥善留存原始载体,做好公证保全。在搜集过程中,还应关注证据之间的相互印证关系,就待证明事实形成完整的证据链。

第二,注意对隐私的保护。反舞弊调查工作的权限是极为有限的,必须掌握好调查限度,避免对员工个人隐私等造成侵害,保证证据的证据能力的同时也要避免让企业面临其他风险。

(二)查扣工作电脑、手机,送由第三方机构鉴定

公司派发给员工的工作电脑、手机属于公司财产,只能用于处理公司事务,不能私用,属于公司的管理权范畴。公司可以对员工的工作电脑、手机进行监控,必要时有权对工作电脑进行扣押检查并对内部数据,如电子邮件、聊天记录、转账记录等进行镜像拷贝。公司可借以“数据升级”等缘由收回工作手机、电脑,以免打草惊蛇,造成数据难以恢复的后果。

对被扣押检查的调查对象的手机、电脑,将其送至专业的鉴定单位利用科技手段进行数据恢复、数据检索,形成完备且专业的电子数据鉴定报告,为后续促成司法机关成功立案提供有力的证据。

(三)访谈

访谈是和被调查对象的正面交锋,访谈工作的开展一般会在调查的最后阶段开展,是最为关键又最容易出问题的环节,必须慎之又慎。在开展访谈工作时,应注意以下问题:

第一,确定访谈人员。访谈人员通常要安排二人以上,访谈人员应当熟悉调查情况并具备必要的专业知识。可以采取公司各部门人员结合,内外部人员结合的方式。同时,也要考虑到女性作为被访谈对象的特殊性。

第二,注意访谈的时机。访谈几乎就是一个摊牌的过程,因此时机格外重要。与调查目标访谈尽量安排在文件审阅、第三方调查之后,充分的材料是访谈取得良好效果的前提,将访谈作为最后一个调查环节。

第三,确保方式合法。上文已经提到,反舞弊调查的权限的有限性,为了确保证据的合法性,在访谈过程中也要注意方式方法。访谈不能限制人身自由,不能使用暴力、威胁等侵害他人权益的方式,否则可能违反治安管理处罚条例,甚至可能构成非法拘禁罪。

第四,审慎选择访谈环境。最好安排在工作时间地点,使被访谈者处于较为轻松的环境中,缓解其抵触和紧张情绪。

第五,注意证据保存。录音、录像是访谈中可以选择采用的记录方式,录音录像的实施要注意证据的合法性。同时也可以就访谈内容制作访谈笔录,在制作笔录时应注意记录访谈的基本信息,例如开始及结束时间、地点、访谈人员、被访谈对象及其所属部门、职务等,并要求被访谈的对象确认访谈内容并在每一页的页脚处签名。律师可以结合自己的实务经验,采取针对性措施确保证据能够发挥出其应有的证据能力。

四、形成报告

在核查获取证据的基础上形成调查报告,因为调查报告要拿出处理意见,既要阐明事实,也要明确法律证据。调查报告须写明下列内容:

第一,调查的舞弊情况。围绕调查方案需要了解的情况,根据调查工作掌握的证据,对调查得到的情况进行详细描述。

第二,关于调查发现问题的性质及涉及的相关责任人。对于发现的违法违规或者触犯公司自身“高压线”的问题,要进行详细阐述,落实到具体责任人。

第三,对相关责任人处理的初步建议。根据相关责任人员的舞弊情节,结合其职位、工作能力、工作年限、公司的具体需求等给出一个初步的建议或者方案。

此外,最终的调查报告应与被调查对象面对面核实,听取其申诉意见,对调查报告进行核实和完善,以确保调查报告的真实性和全面性。

五、做出决定

由于企业的需求以及具体舞弊情况的不同,公司决策层最终对于舞弊者的处理也存在差异,处理结果包括内部处罚、提起刑事控告、民事诉讼等,主要体现在是否启动司法程序上。

根据腾讯公布的反舞弊数据,2021年全年,腾讯反舞弊调查部共发现并查处触犯“腾讯高压线”案件50余起,近70人因触犯“腾讯高压线”被辞退,10余人因涉嫌犯罪被移送公安机关处理。

对于舞弊者的处理需要综合考虑各种因素,例如舞弊行为给公司造成的损失情况、证据收集情况、公司企业反舞弊调查的目的和需求等。律师在最后的决策阶段,要充分利用自己专业知识,结合企业的不同目的与需求和舞弊的具体情况,给出专业的处理意见。

作者介绍

骆文龙律师,复旦大学法律硕士,京师上海分所刑民交叉法律事务部主任、企业合规研究中心主任,京师律所刑事专业委员会理事,上海市律协第十一届刑诉法与刑事辩护研究委员会委员,上海政法学院法律硕士兼职导师。

骆文龙律师专注于经济犯罪、金融犯罪、职务犯罪和网络犯罪案件的办理,并为公司企业提供刑事合规、刑事控告和反舞弊专项法律服务。

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